Een goed gesprek.
Met aandacht voor privacy.

Wie is verantwoordelijk?

Depolarisatiediner wordt voor deze fase uitgevoerd door VV Adviesbureau, van Woustraat 61-B, 1074 AC Amsterdam, KvK 97352403. Niek van Vonderen behandelt privacyvragen via admin@depolarisatiediner.nl. Bij overdracht aan de nieuwe organisatie passen we deze informatie aan en informeren we deelnemers.

Wat gebruiken we, en waarvoor?

• Inschrijving en betaling: naam, e-mailadres, dinerkeuze en betaalstatus voor je boeking, communicatie en administratie. Daarvoor baseren we ons op de overeenkomst en wettelijke administratieve verplichtingen.
• Persoonlijk diner: je vijftig antwoorden, drie stellingen en toelichtingen worden met je uitdrukkelijke toestemming verwerkt tot een profiel, stellingkenmerken en tafelindeling. Ook politieke of levensbeschouwelijke opvattingen kunnen hieruit blijken.
• Optionele verbetering: alleen als je hiervoor kiest, gebruiken we gegevens binnen de bewaartermijn om samengevoegde statistieken voor verbetering te maken. We bewaren hiervoor geen vrije teksten of individuele profielen. Niet meedoen heeft geen invloed op je deelname.

Het eerste vakje combineert akkoord met de deelnamevoorwaarden met uitdrukkelijke toestemming voor het persoonlijke diner. Het tweede vakje gaat uitsluitend over optionele verbetering. De toestemming voor het persoonlijke diner geldt ook wanneer je antwoorden tussentijds opslaat.

Wie ziet wat?

• Organisatoren: beheren inschrijvingen, betalingen en avondplannen.
• OpenAI: ontvangt alleen de vooraf gefilterde stellingen en toelichtingen om onderwerpen en gesprekskenmerken te bepalen. Geen deelnemerscode, account, betaalgegevens of volledige vragenlijst wordt meegestuurd. Een verzoek wordt verstuurd met opslag van de response uitgeschakeld; dit is geen belofte dat de provider geen beveiligingslogs bewaart.
• De private rekentool van het Institute for Science and Strategy: ontvangt een pseudonieme deelnemerscode, vragenlijstantwoorden en beperkte numerieke en categorische stellingkenmerken. Geen namen, e-mails of vrije stellingteksten.
• Aan tafel: je gesprekspartners zien je gekozen stelling en toelichting. De gespreksbegeleider krijgt de relevante profielen en gesprekstips. De organisator controleert en keurt de indeling goed.

Render verzorgt hosting, MongoDB Atlas de databaseopslag, de ingestelde mailprovider de inlogcodes en Mollie de betalingen. De volledige account-, regio-, doorgifte- en verwerkersafspraken worden vóór gebruik met echte deelnemers afgerond. De huidige test is nog geen publieke lancering.

Hoe lang bewaren we gegevens?

• Operationele inschrijvingen, antwoorden, stellingen, analyses en planhistorie: maximaal 90 dagen na het diner, eerder als ze niet meer nodig zijn.
• Beheeraccounts en hun beveiligingsinstellingen blijven bewaard zolang de organisator beheertoegang heeft. Dit verlengt de bewaartermijn van deelnemersgegevens niet.
• Onbetaalde inschrijvingen: maximaal 30 dagen zonder activiteit.
• Na intrekken van je deelname stopt matching. Je antwoorden en stellinganalyse worden uit de actieve inschrijving verwijderd; een verwijderbericht aan de rekentool wordt zo nodig opnieuw geprobeerd.
• Noodzakelijke financiële administratie blijft apart bewaard: zeven volledige kalenderjaren na het boekjaar. Daarin bewaren we geen vragenlijsten of profielen.
• Samengevoegde optimalisatiestatistieken: maximaal vijf jaar. In deze versie worden alleen algemene aantallen opgebouwd; er is geen export van individuele optimalisatiedata.

Een ontbrekende exacte dinerdatum krijgt tijdelijk een maximum van 90 dagen vanaf registratie of migratie. De organisator ziet dit en moet de datum aanvullen. Technische verwijderbevestigingen bevatten alleen willekeurige codes, geen antwoorden of teksten. Voor productie worden ook de bewaartermijnen bij providers en van back-ups vastgesteld en getest. Gedownloade en geprinte avondplannen vallen onder het verwijderbeleid van de organisator.

Jij houdt controle

Via Mijn inschrijving kun je deelname en toestemming intrekken. Je kunt toestemming voor optimalisatie ook afzonderlijk intrekken, zonder je deelname te beëindigen. Intrekken verandert niet wat eerder rechtmatig is verwerkt; werkelijk anonieme, samengevoegde informatie kan niet meer aan jou worden teruggekoppeld. Terugbetaling volgt de annuleringsvoorwaarden en je wettelijke rechten.

Voor inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht van gegevens of bezwaar kun je Niek mailen. We beantwoorden privacyverzoeken in beginsel binnen één maand en vragen alleen de verificatie die nodig is. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We gebruiken een noodzakelijke sessiecookie om veilig in te loggen, geen advertentiecookies. Sessies verlopen na maximaal acht uur.